¿Qué es el Payroll en una Empresa?

Junio 13, 2022

El éxito de toda empresa es mantener a gusto a su talento humano. Que sus empleados o colaboradores se sientan dentro de un clima de trabajo productivo en un ambiente de tranquilidad laboral, ya que éstos dependen de los ingresos que ha convenido en su contratación para cubrir necesidades económicas, por lo que, tener una nómina o payroll al día contribuye a un excelente ambiente laboral.


Ahora bien, si desea abrir una empresa en Estados Unidos y planea contratar una plantilla de empleados, es importante conocer qué es el payroll en una empresa para que pueda tener éxito en su negocio.

¿Qué es Payroll?

El payroll en una empresa, también conocido como nómina, es un documento que registra, analiza y contabiliza los ingresos y deducciones de cada uno de los empleados o colaboradores de una empresa. Su carácter administrativo expresa cada una de las incidencias referidas a los sueldos, impuestos y prestaciones sociales pertenecientes a cada uno de los que hacen vida en una empresa.


Muchas empresas en Estados Unidos, prefieren contratar un servicio de nómina para concentrarse en otras actividades administrativas y operativas que son parte de la dinámica organizacional de toda estructura empresarial. No obstante, entregar una actividad tan importante, como la gestión de su payroll, es una decisión que no debe tomarse a la ligera por muy ocupados que puedan estar, ya que una nómina puntual es imperativa para mantener un entorno de trabajo óptimo. La gestión de esta tarea tan importante exige mucho tiempo y atención a los detalles que esta demanda.

¿Cómo Funciona el Payroll en una Empresa?

El payroll en una empresa en Estados Unidos inicia cuando se obtiene el llenado completo del formulario W-4 por parte del empleado al que se está contratando, ya que este formulario registra toda la información tributaria de ese trabajador, y los cambios de sueldos y salarios que ha recibido durante un año. Con la obtención de este formulario, se inicia la relación laboral donde el empleador, previamente convenido en contratación, realizará pagos por jornadas de trabajo y otros beneficios, con una recurrencia que puede ser semanal, quincenal o mensual.


Cuando el empleador tiene la información de cada uno de sus empleados o colaboradores, se comienza el proceso de elaboración del payroll que consiste en registrar las incidencias de las jornadas laborales, como el cumplimiento de estas y la asistencia de los trabajadores. Por otro lado, en la elaboración del payroll en una empresa, el empleador puede retener del monto bruto que representa los sueldos y salarios de sus empleados, los impuestos sobre nómina que, de acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos (IRS), son:

• Impuestos Federales sobre Ingresos: que se calcula en base a lo expresado en el formulario W-4 mediante el método que describe la Publicación 15 de la Guía Tributaria para el Empleador, para determinar el monto que le será retenido al empleado.


• Impuestos correspondientes por Seguro Social y del Medicare (FICA): son los tributos que se le retienen a los trabajadores para sus propios beneficios y de sus familiares, en caso de hospitalización, incapacidades, jubilación y sobrevivientes.

Por su parte, el empleador está obligado a registrar en su payroll y pagar con sus propios fondos, es decir, no debe retenerlo de sus empleados, el Impuestos por desempleo (FUTA) que beneficia a aquellos trabajadores que han perdido sus empleos.

En adición a estos impuestos, el payroll debe expresar los impuestos estatales y locales, retenidos a cada uno de sus empleados o colaboradores, entre otras deducciones que puede considerar el empleador.

Importancia del Payroll en una Empresa

La elaboración de una nómina o payroll en una empresa es muy importante, ya que requiere del registro de actividades laborales de cada uno de los empleados, por lo que, crear un expediente particular es fundamental para tener al día la información individual de cada empleado, cuidando de no cometer errores por confusiones entre cada uno de ellos. Estos expedientes deben resguardar los soportes de los pagos y retenciones realizadas a cada empleado, ya que permitirá tener actualizada la data que demanda el llenado de la forma W-2 que debe ser entregada a cada empleado al cierre del año fiscal para que estos han sus propias declaraciones de impuestos y demuestren los impuestos que le han sido retenidos.

¿Puede un Empleador Delegar la Elaboración del Payroll de su Empresa?

¡Claro que sí! Como se ha descrito anteriormente, la elaboración del payroll en una empresa tiene sus complejidades y cuando se tienen o realiza paralelamente otras actividades, se pueden cometer errores. Por ello, hoy día, son miles las empresas que deciden contratar el servicio de payroll a un outsourcing contable para que se encargue de la elaboración del payroll, mantenga al día la información contable y tributaria de la nómina y todos los recursos administrativos que esta demanda.

Somos el Outsourcing Contable que Necesita para su Payroll

En United Tax & Accounting Group contamos con un equipo de profesionales contables para encargarse de gestionar su payroll para comodidad de su empresa en Estados Unidos. A su vez, contamos con la tecnología y profesionalismo de equipo experto para brindarles los servicios contables y fiscales que necesita para tener al día toda la información administrativa, contable y tributaria de su empresa.


Como somos una empresa con más de una década brindando servicios de contabilidad para empresas, ofrecemos, de igual manera, el servicio de preparación de impuestos para que esté a la vanguardia con todos sus pagos (impuestos sobre la renta individuales, impuestos estatales, impuestos locales, impuestos sobre permisos comerciales, etc.), maximizando las deducciones y minimizando las obligaciones fiscales.

Proteja su tranquilidad y mejore la productividad de su empresa de la mano de nuestros expertos en payroll. ¡Permítanos ser su gestor de payroll y evite cometer errores, omisiones y contratiempos con su elaboración! Pregunte por nuestros profesionales llamando al (786) 214-2018 o completando el formulario de contacto de nuestro sitio web. También puede realizar sus consultas a través de nuestro chat en línea para aclarar sus dudas empresariales, nominales y tributarias. Estaremos encantados de brindarle la asistencia que usted o su empresa necesita y en su idioma español.